Administratief bediende kwaliteitsdepartement

Functie omschrijving

Deze firma is gespecialiseerd in de logistieke dienstverlening van gevaarlijke stoffen.

Ze hebben een  no nonsens mentaliteit, en de laatste jaren hebben ze een enorme
groei gekend.

Ben jij administratief sterk en heb je oog voor detail? Voor hun kwaliteitsafdeling zijn wij op zoek naar een administratief medewerker die de kwaliteitsmanager ondersteunt. Je speelt een belangrijke rol in het beheer van kwaliteitsdocumenten en processen, met een focus op ISO9001 en andere wet- en regelgeving. Als ondersteuner van de kwaliteitsmanager zorg jij voor een vlotte administratie en draag je bij aan de hoge kwaliteitseisen van deze organisatie.

Functiebeschrijving

• Als administratief medewerker ondersteun je de kwaliteitsmanager bij diverse administratieve taken.
• Je bent verantwoordelijk voor het organiseren en bijhouden van kwaliteitsdocumenten, het voorbereiden van rapporten en het assisteren bij audits.
• Daarnaast help je de kwaliteitsmanager om ervoor te zorgen dat het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) voldoet aan de vastgestelde kwaliteitsnormen en -standaarden.

Een greep uit het takenpakket:
•
Algemene administratieve ondersteuning: Je helpt de kwaliteitsmanager met uiteenlopende administratieve taken.
•
Gegevensinvoer in het kwaliteitssysteem: Je voert nauwkeurig gegevens in, zoals kwaliteitsindicatoren, rapporten en interne verslagen, en zorgt ervoor dat het kwaliteitssysteem altijd up-to-date is.
•
Opvragen en opvolgen van administratieve gegevens van werknemers: Je verzamelt gegevens van medewerkers, zoals trainingsstatussen en kwalificaties, en zorgt ervoor dat deze op tijd worden geactualiseerd.
•
Onderhoud van certificaten en licenties: Je bewaakt de geldigheid van alle kwaliteitscertificaten en licenties, zoals ISO9001, en zorgt ervoor dat deze tijdig worden verlengd of geüpdatet.
•
Documentbeheer: Je beheert en actualiseert kwaliteitsdocumenten, zoals procedures en werkinstructies, en zorgt ervoor dat deze voldoen aan de laatste normen en eisen.
•
Ondersteuning van de kwaliteitsmanager: Je helpt de kwaliteitsmanager met administratieve taken, zoals het voorbereiden van vergaderingen, het opstellen van rapporten en het beheren van de agenda.
•
Voorbereiden van audits: Je zorgt voor de administratieve voorbereiding van zowel interne als externe audits en ondersteunt bij de opvolging van auditbevindingen.
•
Non-conformiteiten beheren: Je houdt kwaliteitsproblemen (non-conformiteiten) administratief bij en volgt de voortgang van verbeteracties.
•
Rapportage en dataverwerking: Je verzamelt en verwerkt gegevens om rapporten en analyses op te stellen voor de kwaliteitsmanager en het managementteam.
•
Archiveren en bijhouden van contracten: Je archiveert en onderhoudt alle kwaliteitsgerelateerde contracten, certificaten en licenties, en bewaakt de bijbehorende deadlines.

Gezocht profiel

Nauwkeurigheid en aandacht voor detail: Het vermogen om nauwkeurig en precies te werken bij het beheren van documentatie, het registreren van gegevens en het uitvoeren van administratieve taken is essentieel om de kwaliteit van processen en uitkomsten te waarborgen.
•
Organisatorische vaardigheden: Sterke organisatorische vaardigheden zijn vereist om taken efficiënt te plannen, prioriteiten te stellen en deadlines te halen, vooral in een omgeving met veel documentatie en procedures.
•
Communicatieve vaardigheden: Effectieve communicatie, zowel mondeling als schriftelijk, is van groot belang voor het afstemmen met teamleden, het overbrengen van informatie en het beantwoorden van vragen met betrekking tot kwaliteitskwesties.
•
Technologische bekwaamheid: Basiskennis van kantoorsoftware zoals Microsoft Office (Word, Excel, Visio en Outlook), evenals ervaring met documentatiebeheersystemen, is essentieel voor het beheren en bijhouden van kwaliteitsdocumentatie.
•
Analytisch denkvermogen: Het vermogen om gegevens te analyseren, trends te identificeren en problemen op te lossen, is cruciaal voor het bijdragen aan continue verbetering van processen en procedures.
•
Teamwork en samenwerking: Het vermogen om effectief samen te werken met collega's binnen de kwaliteitsafdeling en met andere afdelingen binnen de organisatie is essentieel om gezamenlijke doelen op het gebied van kwaliteit te bereiken.
•
Probleemoplossend vermogen: Het vermogen om problemen te identificeren, oorzaken te analyseren en oplossingen te formuleren is belangrijk voor het aanpakken van kwaliteitsgerelateerde kwesties die zich kunnen voordoen

•
Minimaal een middelbareschooldiploma.
•
Ervaring in administratieve functies, bij voorkeur in een kwaliteitsgerichte omgeving.
•
Kennis van kwaliteitsmanagementprincipes (zoals ISO9001) en methodologieën is een pluspunt.
•
Vloeiende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal; kennis van Frans is een pluspunt.
•
Leergierig en ambitieus, met de bereidheid om mee te groeien met de behoeften van de kwaliteitsafdeling binnen het bedrijf.

Aanbod

• Direct vast contract
• Wij bieden je een uitdagende functie waarin je nauw samenwerkt met de kwaliteitsmanager, waarbij je actief bijdraagt aan het verbeteren van de processen.
• Je kunt rekenen op een marktconform salaris en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Daarnaast krijg je volop de mogelijkheid om je verder te ontwikkelen op het gebied van kwaliteitsmanagement en certificeringsprocessen.
• Je komt te werken in een collegiale werksfeer binnen een dynamische, groeiende organisatie waar jouw inbreng van grote waarde is.
• Flexibele werkuren
• Telewerk deels mogelijk na inwerkperiode