Executive Management Assistant

Functie omschrijving

De firma is fabrikant van ecologische, kartonnen verpakkingen.
Al sinds 1939 leveren ze kwalitatieve verpakkingsoplossingen in diverse sectoren.

Naast het produceren van kartonnen verpakkingen bieden ze ook verpakkingsmachines aan.

Zo staan ze hun klanten bij in de uitwerking van het volledige verpakkingsproces.

Je bent de Executive Management Assistant voor de CEO & het HQ management team van de groep. Je ondersteunt het MT bij hun dagelijkse taken, zodat deze zich kunnen richten op strategische en zakelijke beslissingen.

Je werkt als de rechterhand van het Management Team in het hoofdkantoor in Wetteren, waarbij flexibiliteit, organisatorische vaardigheden en vertrouwelijkheid van groot belang zijn.

Je rapporteert rechtstreeks aan HR Director.

Jouw Verantwoordelijkheden:

• Je beheert de agenda’s van 7 MT leden.
• Je bereidt communicatie materialen voor namens de CEO & MT leden, waarbij prioriteiten worden gesteld en urgente zaken eerst worden afgehandeld.
• Je organiseert de zakelijke reizen van het MT : zowel het vervoer als accommodaties.
• Je zet een systeem op om belangrijke documenten en dossiers bij te houden en zorgt voor toegang tot de relevante informatie wanneer dat nodig is.
• Je bereidt vergaderingen voor, stelt de agenda op, notuleert tijdens vergaderingen en volgt actiepunten op.
• Je handelt vertrouwelijke informatie met de grootste discretie en integriteit af.
• Je bent de schakel tussen de CEO, MT leden en andere medewerkers, klanten en partners, en verzekert vlotte en duidelijke communicatie.
• Je biedt ondersteuning bij lopende projecten van het MT, inclusief onderzoek, rapportage en coördinatie van taken en praktische zaken.
• Je voert administratieve taken uit, zoals het verwerken van onkosten, het bijhouden van contactlijsten en het beheren van kantoorbenodigdheden.
• Je ondersteunt bij organisatie van events en beurzen.
• Je ondersteunt bij het opzetten van gecentraliseerde HR systemen en het bijhouden van documenten.

Gezocht profiel

• Minimaal een Bacheloropleiding of gelijkwaardig door ervaring in een relevant vakgebied zoals Office Management, Talen, HR.
• Een eerste ervaring in het vak is vereist maar ook kandidaten met een uitgebreide ervaring zijn welkom.
• Een hoog niveau van integriteit en het vermogen om vertrouwelijke informatie met de grootste discretie te behandelen.
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Uitstekend tijdsbeheer en het vermogen om prioriteiten te stellen in een dynamische werkomgeving. Je weet je flexibel aan te passen aan onverwachte wendingen of vragen.
• Een proactieve instelling en het vermogen om problemen voor te zijn en oplossingen aan te dragen.
• Het vermogen om taken zelfstandig uit te voeren.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Je bent een echte teamplayer en bent van nature behulpzaam.
• Je bent assertief en durft initiatief te nemen om jezelf verder te ontwikkelen.
• Je bent communicatief sterk in Nederlands en Engels en daarnaast zijn andere talen zoals Duits een pluspunt.
• Je kan vlot werken met het MS Office pakket.

Aanbod

• Een salarispakket dat jouw succes weerspiegelt.
• Voltijdse tewerkstelling of 4/5.
• 28 verlofdagen bij voltijdse tewerkstelling.
• Een werksfeer waar plezier en professionaliteit hand in hand gaan.
• Verantwoordelijkheid.
• Een team van gedreven en gepassioneerde collega’s dat samen succes creëert.
• Een uitdaging in een snelgroeiend bedrijf.

• Direct vast contract!